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PROJEKTBERICHT VIVANCO - NAV Upgrade von 5.01 auf NAV 2016 an einem Wochenende

AHRENSBURG. VIVANCO, INTERNATIONAL AGIERENDER GROSSHÄNDLER UND SPEZIALIST FÜR UNTERHALTUNGS- UND INFORMATIONSTECHNOLOGIE SETZT AB SOFORT AUF MODERNSTE ERP-LÖSUNGEN DER KIELER SMART-IT4.COM GMBH.

Das Upgrade

Ein Upgrade der bestehenden ERP-Software auf neue Versionen ist für jedes Unternehmen ein Wagnis hinsichtlich Erfolg und Kosten, insbesondere wenn von der Hochverfügbarkeit des Systems die gesamte interne Prozesskette abhängt. Beinhaltet die bisherige ERP-Lösung zusätzlich auch noch einen hohen Anteil an individualisierter Funktionalität, dann wird der Wechsel zu einer großen Herausforderung. Die Vivanco AG hat diese bereits erfolgreich bewältigt.

Die Aufgabe

Die Vivanco Gruppe AG mit Stammsitz in Ahrensburg bei Hamburg ist einer der führenden Anbieter und Multispezialist für Geräte und Verbindungszubehör in Europa. Vivanco entwickelt, beschafft und liefert qualitativ hoch-wertiges Zubehör aus den Segmenten Consumer Electronics, Informationstechnologie und Telekommunikation. Die bisher eingesetzte ERP-Software bestand aus einer speziellen Branchenapplikation für den internationalen Handel auf Basis der Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV, ergänzt um vielfältige und über Jahre gewachsene zusätzliche Funktionen. Rund 150 User arbeiten permanent mit dem ERP-System, welches alle Unternehmensbereiche von Auftragsabwicklung über Lagerdisposition und Einkauf bis hin zur Finanzbuchhaltung mit Funktionalität abdeckt. Aufgrund der hohen organisatorischen und finanziellen Aufwände, die bei einem Update einer solchen komplexen ERP-Anwendung unvermeidbar entstanden wären, wurde von der Vivanco AG die seit dem Start im Jahr 2011 betriebene Version 5.01 so belassen, aber ständig an die sich verändernden Geschäftsprozesse angepasst. Nunmehr, nach fast 5 Jahren, wurde ein Upgrade immer dringender, um an den technologischen Neuerungen weiter teilhaben zu können.

Die Herausforderung

Die neue Lösung sollte u.a. den folgenden Rahmenbedingungen Rechnung tragen:

Permanente, kostengünstige Release-Fähigkeit auf Basis der kumulierten Updates der ERP-Basissoftware

Funktionale Abbildung aller für den internationalen Handel notwendigen Geschäftsprozesse

Modulare Konzeption der Applikation

Optionale individuelle Erweiterbarkeit der Applikation ohne Einschränkung der Release-Fähigkeit der Basissoftware

und Vermeidung einer zwingenden Bindung an ein bestimmtes NAV-Systemhaus für Support und Maintenance

Bis zur NAV Version 2015 ein technisch nicht realisierbares Ansinnen, zumal die zeitliche Taktung der Release (cumulated updates) durch den Hersteller sehr eng geschaltet ist.

NAV 2016 Subscriber Technologie

Mit der Version NAV 2016 hat Microsoft erstmalig innerhalb der Standardapplikation Objekttypen bereitgestellt, die eine technische Realisation der oben beschriebenen Anforderungen überhaupt erst möglich machen. Für die Systemhäuser bedeutet die Anwendung dieser neuen Technologie allerdings einen Paradigmenwechsel und damit eine tiefe Veränderung sowohl der Denkweise bei der Konzeption von Software, als auch bei der Art der Programmierung.

Letztlich muss die gesamte bestehende ERP-Lösung einer Kundeninstallation überdacht, neu konzeptioniert und am Ende auch neu entwickelt werden.

Das Projekt

Die Vivanco AG beteiligte sich zunächst im Rahmen einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit der smart-it4.com GmbH an der organisatorischen Konzeption einer neu zu erstellenden Branchenapplikation für den internationalen Handel. Gemeinsam mit weiteren Unternehmen dieser Branche wurde inner-halb mehrerer Monate eine komplexe Applikation für den internationalen Handel konzipiert und von der smart-it4.com realisiert.

Im nächsten Schritt wurden die unternehmensspezifischen Funktionen analysiert und neu strukturiert, bevor sie funktional in die bereits fertige Branchenapplikation integriert wurden. Auch hierbei wurde größter Wert darauf gelegt, die Funktionen so zu strukturieren, dass diese releasefähig bleiben.

Mit Fertigstellung der ersten Testversionen stand die Übernahme bestehender Daten auf dem Terminplan. Erste Versuche, die Daten allein mit den verfüg-baren Standardwerkzeugen zu übertragen, scheiterten relativ schnell an den erforderlichen Programmlaufzeiten und an den komplexen Datenstrukturen innerhalb der bisherigen Branchenapplikation und der individuellen Anteile.

Datenübernahme mit smart4nav-migrations

Auf Basis dieser ersten Testversuche entwickelte die smart-it4.com GmbH ein eigenes Modul zur Übernahme von Daten im Rahmen eines Upgrades aus einer älteren NAV Version in die jeweils neueste Version.

Ziel war es dabei, das Modul so zu konzipieren, dass neben einer schnellen Übernahme von Daten aus dem Standard NAV-Bereich auch eine Übernahme zusätzlicher Daten aus anderen Branchenapplikationen und individuellen Teilen der Software möglich ist. Zusätzlich wurde dazu die Möglichkeit geschaffen, bereits im Zuge der Datenübernahme mittels parametrierbarer Parameter die Inhalte so zu transferieren, dass sie den neuesten Datenstrukturen entsprechen und eine spätere Nachbearbeitung vermieden wird.

Das neue Modul smart4nav-migrations kann damit nicht nur für dieses Projekt, sondern ab jetzt grundsätzlich für alle ähnlich gelagerten Projekte zum Einsatz kommen.

SCRUM als Vorgehensmodell

Die Entwicklung von Software kann auf Basis unterschiedlicher Methoden erfolgen. Nicht jede Methode eignet sich gleichermaßen für die Entwicklung von ERP-Anwendungen, da hier die exakte Zielsetzung einer Funktionalität sehr oft in andere Funktionen abstrahlt und somit der komplexe integrative Faktor der Software für alle Unternehmensbereiche zum Segen, aber auch zum Fluch werden kann.

smart-it4.com hat sich in dem mehrmonatigen Prozess der Entwicklung der SCRUM Methodik verschrieben.

Die Anwendung dieser Methode bietet die Möglichkeit, eine Software in einem rollierenden Verfahren zu entwickeln, bei dem die späteren Anwender von ersten bis zum letzten Tag der Entwicklung Einfluss auf die späteren Funktionen und die Arbeitsoberfläche des neuen ERP-Systems haben. Periodisch wurden den Anwendern Testreleases zur Verfügung gestellt, auf deren Basis in einem jeweils nachfolgenden Review die Funktionen geprüft und diskutiert wurden.

Daten bleiben erhalten

Das Volumen der Datenbank der Vivanco AG ist in den Jahren beachtlich auf aktuell mehr als 700GB gewachsen. Es bestand für den Wechsel der Version die klare Ansage, alle vorhandenen Daten, einschließlich der historischen, in die neue Version zu übernehmen. Besonders zu berücksichtigen war dabei die Tatsache, dass die bisherige Branchenapplikation im Rahmen des Upgrades auch noch gegen eine völlig neu konzipierte, funktional umfangreichere Spezialapplikation ausgetauscht werden sollte und dabei eine umfangreiche Datenmigration vom alten in das neue Datenmodell durchgeführt werden musste.

Systemstillstand minimiert

Pro Tag wickelt die Vivanco AG mehrere Tausend Kundenaufträge ab, die größtenteils per EDI eintreffen. Das eigene Zentrallager mit Tausenden unterschiedlicher Artikeln in Ahrensburg bedient dabei Kunden in ganz Europa, die in der Regel noch am selben Tag eine Auslieferung der bestellten Waren erwarten. Ein längerer Ausfall des ERP-Systems wäre daher keinesfalls zu verkraften gewesen.

Eine weitere Anforderung an das Projekt war es also, den Systemwechsel innerhalb von maximal 3 Tagen voll-ständig durchzuführen und eine volle Einsatzbereitschaft des neuen Systems mit dem Start zu sichern. Unter Berücksichtigung der Größe der Datenbank, der Komplexität einer direkten Migration über 3 NAV-Hauptversionen hinweg und unter Berücksichtigung der vielen zusätzlichen Funktionen und Schnittstellen zu Drittprogrammen, deren Kompatibilität und Lauffähigkeit mit der neuen Version zusätzlich sicher-gestellt werden musste, eine herausfordernde Aufgabe für jeden Umsetzungs-Partner.

Die Umstellung

Für die Durchführung der endgültigen Systemumstellung wurde ein Wochen-ende gewählt. Die Arbeiten begannen am Freitagmittag und konnten so abgeschlossen werden, dass die betroffenen Systeme am darauffolgenden Montagmittag bereits wieder in Betrieb genommen wurden.

Der Systemausfall während der Umstellung konnte so auf ein Minimum reduziert werden.

Bereits am Abend des ersten Tages befanden sich alle Systemteile wieder im Vollbetrieb und die User konnten die unterbrochene Arbeit wieder aufnehmen.

Der Live-Betrieb

Trotz aller Tests vor der entscheidenden Umstellung kam es in den ersten Tagen des Live-Betriebs zu kurzzeitigen Störungen im Ablauf, da niemals alle eventuell möglichen Datenkonstellationen in den Tests durchgespielt werden können. Die Störungen betrafen aber stets nur einen kleinen Funktionsbereich und wurden von den Key-Usern über das vorher installierte Bugtrackingsystem direkt an die jeweiligen Entwickler gemeldet.

Dank großer Disziplin bei der Erstellung der Meldungen, einer abgestimmten Priorisierung und einer schnellen konsequenten Bearbeitung konnten die Auswirkungen dieser Störungen in akzeptablen Grenzen gehalten werden. Ein Stopp des neuen Systems, auch nur für einen begrenzten Zeitraum, konnte vollständig vermieden werden.

Die Zukunft

Mit der neuen Software steht der Vivanco AG und ihren Tochtergesell-schaften eine hochmoderne ERP-Anwendung zur Verfügung, die, ob-wohl basierend auf einer ERP-Standardsoftware, genau auf die spezifischen Geschäftsprozesse zugeschnitten wurde. Im Gegensatz zu früher profitiert die Vivanco AG aber

nunmehr von den vereinbarten Leistungen aus den Updateverträgen des Herstellers und erhält periodisch die jeweils neueste Basisversion.

Die technische Weiterentwicklung der IT-Systeme und die laufende funktionale Verbesserung der Microsoft Dynamics NAV Basis stehen nun der Vivanco AG jederzeit zur Verfügung und bilden damit einen Eckpfeiler für die Investitionssicherheit und die Zukunftsfähigkeit der eigenen ERP-Lösung.

Die smart-it4.com GmbH

Statt bestehende Geschäftsmodelle nur zu unterstützen, wird die IT ein wesentlicher Ideengeber für völlig neue Geschäftsmodelle sein.

Die digitale Revolution verändert Prozesse und Geschäftsmodelle. Diese Herausforderungen stellen nicht nur neue Anforderungen bezüglich Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit an die Unternehmens-IT, sie verändern die Rolle der IT in den Unternehmen und die Bedeutung für den Unternehmenserfolg erheblich. Bisher sollte die IT bestehende Geschäftsprozesse durch Automatisierung unterstützen und die Anforderungen der Anwender bestmöglich erfüllen. In Zukunft wird sie als Innovationstreiber im Unternehmen gefragt sein. Die IT wird ein zentraler Bestandteil der Wertschöpfungs-kette und sich von der „unterstützenden Funktion“ Richtung Kernprozesse des Unternehmens entwickeln.

Wir wandeln Ihre IT vom reinen Kostenfaktor zum Business-Enabler.

Das sagt Vivanco:

Peter Milewski, Finanz Direktor und Dr. Karl-Heinz Christiansen, Leiter EDV:

„Bedingt durch die in der Vergangenheit allgemein übliche Art der Programmierungen von Individualanforderungen zu einem Standard-ERP-System, ergaben sich auch für uns besondere Schwierigkeiten im Hinblick auf möglicherweise notwendige Updates der Basis-Navision-Anwendung. Diese wären mit Sicherheit machbar, aber nur mit entsprechend hohen Kosten und enormen Ressourceneinsatz verbunden gewesen und insoweit unterblieben. Es wurde daher vielmehr entschieden, gemeinsam mit der smart-it4.com GmbH, einen neuen Lösungsansatz zu verfolgen. Kernansatz war die Erstellung eines neuen auf Microsoft Dynamics NAV 2016 basierenden Ansatzes, der es uns als Unternehmen ermöglicht, stets auf dem neusten Stand der Basis-Software zu verbleiben. Und dies möglichst kosten-günstig und mit so wenig Zeitaufwand wie möglich. Bereits während der Erstellung dieser Lösungen wurden regel-mäßig die von Microsoft bereitgestellten Updates eingespielt, was vorher undenkbar war.

Hierauf abgestellt erfolgten die Programmierungen der für uns notwendigen Individuallösungen. Dabei war es für uns und sicherlich für smart-it von großem Vorteil, dass bereits sämtliche Key-User über die Jahre große Erfahrungen im Umgang mit Navision gesammelt haben und das auf Seiten der smart-it ein Team bereitstand und bereitsteht, die uns und unsere Geschäftsprozesse bereits seit vielen Jahren kennen. Dies führte ebenfalls dazu, dass die reine Umsetzungszeit eines solch umfangreichen Projektes inner-halb einer recht überschaubaren Zeit-spanne von etwas mehr als 8 Monaten realisiert werden konnte.

Gegebenenfalls hätte die Realisierung auch in etwas kürzerer Zeit umgesetzt werden können, allerdings führte unser Wunsch, auch sämtliche historischen Daten im neuen System weiterführen zu wollen (Vermeidung eines weiteren Archivsystems), zu unerwartet langen Datenmigrationslaufzeiten. Eine Umsetzung innerhalb von drei Tagen schien damit nicht machbar zu sein. Insoweit mussten noch zusätzliche Migrationswerkzeuge entwickelt werden. Diese sorgten letztlich dafür, dass die Übertragung der Daten in drei Tagen bis zum Echtstart am 19. September 2016 bewerkstelligt werden konnten.

Am Nachmittag des 19. September war es dann soweit. Das System ging in den Echtbetrieb und konnte von Anfang an unsere Erwartungen erfüllen. Dies beinhaltet auch, dass, wie in Fällen von Großprojekten nicht unüblich, die eine oder andere Schwierigkeit auf-trat. Diese konnten aber alle relativ zügig und zeitnah mit Hilfe der Mitarbeiter der smart-it als auch der eigenen EDV-Abteilung gelöst werden. Das System ist nunmehr seit gut drei Wochen im Einsatz, läuft stabil und wird von allen Beteiligten und Anwendern als gelungen eingestuft.

Insoweit möchten wir allen Beteiligten, die bei der Umsetzung des Projektes mitgewirkt haben, herzlich danken und können daher mit gutem Gewissen auch anderen Interessenten Microsoft Dynamics NAV 2016 inkl. der Herangehensweise der smart-it an ein solches Projekt nur wärmstens empfehlen. Diese Empfehlung bezieht sich nicht nur allein auf die gebotene Performance, sondern auch im Hinblick auf die Kosten der Umstellung als solches (weniger als 1/3 der Kosten der Umstellung von SAP auf NAV 5.01), als auch auf die zu erwartende Ersparnis von Folgekosten in der Zukunft.“

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